Veranstaltungen für Journalisten sind mehr als ein Event

Nicht alle Informationen gelangen auf schriftlichem Wege in die Redaktionen, denn inzwischen ist es üblich, Redakteure nicht nur in Ihrem Büro zu besuchen, sondern neben den klassischen Veranstaltungen, wie Pressekonferenzen auch andere Events zu organisieren. Ziel dabei ist es, mit der schreibenden Zunft ungezwungen ins Gespräch zu kommen. Denn Journalismus wird nicht am Schreibtisch gemacht, sondern im Dialog mit Lesern, Unternehmen, Behörden und vielen anderen Trägern der öffentlichen Meinung. Sie schaffen sich also viele Chancen der Informationsübermittlung wenn Sie Einladungen zu Veranstaltungen aussprechen, die dem Kommunikationsfluss dienen. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Möglichkeiten vor.

Pressekonferenz - aber nur bei wichtigen Anlässen

Eines der Instrumente, um Journalisten persönlich zu informieren, ist die Pressekonferenz. Fast jeder denkt bei dem Stichwort Pressekonferenz an die Fernsehbilder, wo zahlreiche Journalisten mit Kameras und Mikrophonen erfassen, was Menschen zu gewichtigen Themen zu sagen haben. Etwas trockener geht es bei Bilanzpressekonferenzen großer Unternehmen zu, auch wenn diese Veranstaltungen immer gut besucht sind.

Viele Unternehmen denken sich nun: „Was die können, können wir schon lange“ und kommen deshalb auch auf die Idee, zu Pressekonferenzen zu laden. Meist blieb der erhoffte Strom von Journalisten jedoch aus und die Enttäuschung darüber ist entsprechend groß. Der Grund: Es gibt einfach zu viele dieser Veranstaltungen. Wollten die Journalisten alle Presse-Einladungen wahrnehmen, hätten sie gar keine Zeit mehr über die eigentlichen Ereignisse zu schreiben.

Deshalb sollten Sie sich für Ihre Arbeit merken, dass Sie nur dann zu einer Pressekonferenz einladen, wenn das, was zu sagen ist, auf keinem anderen Weg übermittelt werden kann. Also weder in einer Pressemitteilung noch durch ein Telefonat; und auch nur dann, wenn die Informationen, die Sie durch eine Pressekonferenz übermitteln wollen, viele Medien gleichermaßen ansprechen.

Für die Firmenleitung bietet eine Pressekonferenz die Chance zur persönlichen Präsentation, denn sie kann sich souverän den Fragen der Journalisten stellen. Die Veranstaltungsform ist eine ideale Plattform, ein Thema zu diskutieren und das Wissen zu vertiefen. Die Anwesenheit der Unternehmensspitze ist also ein Muss. Aus jedem Geschäftsbereich, den das Thema tangiert, sollte ein Entscheidungsträger anwesend sein, um keine Fragen offen zu lassen. Sollten durch Fragen geheime Betriebsinternas berührt werden, brauchen Sie keine Scheu zu haben, die Journalisten darauf hinzuweisen. Oft kommt man aber nicht herum, auch Vertrauliches preiszugeben, um das Verständnis des Themas zu verbessern. Sollen diese Informationen vertraulich zu behandeln sein, dann weisen sie die Journalisten darauf hin.

Es ist unangebracht, die Spesen für eine Anreise zu einer Pressekonferenz zu übernehmen. Es sei denn, es herrscht ein Missverhältnis zwischen Aufwand und Kosten. Bei normalen Pressekonferenzen, anlässlich der Vorstellung Ihrer Bilanz oder eines Spezialthemas, übernimmt der Verlag die Kosten für die Anreise. Vor Ort hingegen, sollten dem Journalisten keine Kosten entstehen. Für Kost und Logis und alles, was mit der Ausübung des Berufes zusammenhängt wie Telefon oder Fax, steht immer der Veranstalter gerade.

Wenn Sie zu einer Pressekonferenz einladen, ist es auch wichtig den richtigen Zeitpunkt zu wählen. Haben Sie einen Termin ins Auge gefasst, sollten sie bei den Journalisten vorab klären, ob nicht bereits ein anderes Unternehmen zum gleichen Zeitpunkt zu einer wichtigen Pressekonferenz eingeladen hat. Ist das nicht der Fall, sollten sie wenigstens 14 Tage vorher zu der Konferenz einladen. Sinnvoll ist es auch, ein Antwortfax oder eine Antwortkarte beizufügen, auf denen die Redaktion angeben kann, ob sie kommt und welcher Pressevertreter voraussichtlich erscheinen wird.

Erfahrungsgemäß ist es jedoch so, dass der Rücklauf dieser Karten eher mäßig ist. Deshalb rufen Sie drei Tage vorher bei den Redaktionen an und vergewissern sich noch einmal persönlich, ob mit dem Kommen zu rechnen ist oder nicht. Auf Fragen nach technischen Voraussetzungen sollten Sie eingehen. Kamerateams haben technische Zwänge, denen Sie dann bei der Wahl des Raumes gerecht werden können. Ihrer Einladung sollten Sie auch eine Wegbeschreibung beifügen und vor Ort für entsprechende Orientierungshilfen sorgen. Nichts ist so schlimm, wie wenn ein Journalist, der unter Zeitdruck steht, erst stundenlang suchen muss, wo er eigentlich hin soll.

Für die Journalisten beginnt etwa im April bis Mitte Juli eine harte Zeit, weil sie täglich mehrere Einladungen zu Veranstaltungen auf den Tisch bekommen. Deshalb bietet sich die übrige Zeit des Jahres für Pressekonferenzen besonders an. Legen sie den Termin für diesen Event möglichst in die Mitte der Woche und zwischen 11 und 13 Uhr. Dann haben Sie die höchste Erfolgsquote, wenn es darum geht, zahlreiche Journalisten in Ihr Haus zu locken. Vorabinformationen über den Inhalt der Pressekonferenz sind auch sehr beliebt, denn so kann sich der zuständige Redakteur im Vorfeld mit dem Thema auseinandersetzen und dann auch gezielt fragen.

Professionelle Institutionen sind immer wieder darum bemüht, ihre Konferenzen bei der Presse zu einer Institution werden zu lassen. Das gelingt dann am Besten, wenn man entweder eine regelmäßige Präsentation, wie zum Beispiel einen jährlich erscheinenden Geschäftsbericht, an die Presse bringen will oder sich die Qualität der Konferenzen in das Bewusstsein der Redakteure geschlichen hat, was ein Wiederkommen sicherstellt. Denn auf solchen Veranstaltungen spielen nicht nur die Informationen, die dort abgeholt werden können, eine Rolle, sondern es ist auch ein Forum, auf dem sich die Kollegen der Presse wiedertreffen und die Chance wahrnehmen, in einem Plausch Kontakte untereinander zu vertiefen oder aufzufrischen.

Wenn die Rahmenbedingungen einen Erfolg versprechen, dann sorgen Sie auch dafür, dass es die Inhalte tun, indem sie entsprechend präsentiert werden. Beschränken Sie die Redezeit auf eine Stunde. Gern gesehen ist eine Mischung aus verschiedenen Bereichen, die von den zuständigen Leute vorgetragen werden. Das macht nicht nur visuell und akustisch ein aufgelockertes Bild, sondern erleichtert auch dem Journalisten eine lebhaftere Berichterstattung, wenn er verschiedene Personen zitieren kann.

Erst arbeiten und dann essen, so lautet die Devise. Während der Vorträge ein opulentes Mahl zu reichen, wäre also völlig falsch. Mal abgesehen davon, dass ständig die Teller und Bestecke klappern, konzentriert sich der Journalist dann eher auf seine Verdauung als auf das, was Sie zu sagen haben, und das dürfte wohl kaum in Ihrem Sinne sein.

Fragen Sie nach den Vorträgen bitte nicht : Gibt es noch Fragen? Das würgt jede Diskussion sofort ab. Versuchen Sie lieber die Meinung des Journalisten zu erfragen und beginnen Sie auf diese Weise mit einer Diskussion, bei der vielleicht sogar auch Sie Impulse mitnehmen können für Ihre Tätigkeit in der Öffentlichkeitsarbeit.

Seien Sie auf kritische Fragen vorbereitet. Die Schwachpunkte Ihrer Firma oder Behörde kennen Sie am besten. Doch diese sind meist auch der Presse bekannt. Auf einer Pressekonferenz bieten sich oft für die Journalisten die willkommenen Möglichkeiten, noch einmal nachzuhaken und auf diese Schwachstellen und deren Beseitigung zu sprechen zu kommen. Peinlich wäre es, wenn auf solche Fragen mit Schweigen reagiert würde. Am besten Sie machen sich selbst vorher einen Fragenkatalog, welche Fragen gestellt werden könnten. Nicht nur die Fragen sollten Sie niederschreiben, sondern auch die passenden Antworten. Dieser Frage- und Antwortkatalog sollte mit der Geschäftsleitung durchgesprochen werden.

Bereiten Sie auch immer eine Pressemappe vor, in der die Journalisten noch einmal Informationen finden, die das Thema Ihres Presse-Events vertiefen. Eine fertige Pressemitteilung ist auch immer sehr willkommen. Auf jeden Fall gehören die Zahlen und Fakten hinein, die während der Veranstaltung bekannt gemacht werden. Zwar schreiben die Journalisten in der Regel fleißig mit, aber können unmöglich alles notieren. Werden Referate gehalten, sollten die Thesen ebenfalls in gedruckter Form beigelegt werden. Sicherheitshalber sollten Sie auch immer einen Block und einen Kugelschreiber oder Bleistift bereit legen. Abgerundet wird die Pressemappe, indem Sie noch ein Kurzportrait des Unternehmens beilegen, aus dem das Gründungsdatum, die Belegschaft, der Umsatz, möglicherweise Investitionen, Zweigwerke oder Tochtergesellschaften aufgelistet sind.

Das Pressegespräch

Das Pressegespräch ist eine hervorragende Plattform, um sich in einer ungezwungenen Atmosphäre mit den Journalisten auseinander zu setzen. Zum Kaffeeklatsch sollte dieses lockere Beisammensein jedoch nicht degenerieren. Vielmehr sollte es eine Art Erfahrungsaustausch sein, um zum einen den Kontakt zueinander zu vertiefen und auszubauen und zum anderen spezielle Interessen auf beiden Seiten zu beleuchten. Sinnvoll ist es daher, für jedes Pressegespräch ein Stichwort vorzugeben, an dem sich die Unterhaltung orientieren kann. Das Thema sollte einen Bezug zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche haben. Auch Pressestammtische erfreuen sich besonderer Beliebtheit. Dort ist dann häufig ein besonderer Gast zugegen, der über ein Thema referiert, über das dann im Anschluss diskutiert werden kann. Zwanglos sollte es zugehen, denn das ist die ideale Vorraussetzung, um auch mal provokant zu fragen oder ironisch zu werden, um sein Gegenüber als Mensch kennen zu lernen.

Gelegenheiten für Pressegespräche gibt es einige. Zum Beispiel, wenn sie auf ein Geschäftsjahr zurückblicken und den Ausblick in das neue diskutieren wollen, oder wichtige betriebliche Entscheidungen vorzustellen sind. Auch wirtschaftliche Problemsituationen oder innovative Produktneuheiten können mittels eines Pressegespräches durchleuchtet werden.