Mit Kongressen Kompetenz beweisen

Kongresse, Tagungen und andere größere Veranstaltungen sind als Plattform zur Unternehmenspräsentation beliebte Marketing-Instrumente. Einen eigenen Groß-Event durchzuführen bietet sich an, wenn Sie Themen besetzen möchten, die ein größeres Publikum ansprechen und im Rahmen einer solchen Veranstaltung vertieft werden sollen. In der Regel sollte bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung eine Fachagentur mit eingeschaltet werden, die ihr Know-how und ihren Erfahrungsschatz auf diesem Gebiet einbringen kann und so ein wertvoller Partner auf dem Weg zum Erfolg ist.

Kongresse und Tagungen haben eine besonders hohe Werbewirkung. Mit diesen Events kommunizieren Sie als Veranstalter Ihre Kompetenz, pflegen das Image Ihres Unternehmens und knüpfen natürlich auch neue Kontakte nicht zuletzt zu potenziellen Kunden.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen eigenen Event zu veranstalten, sollten Sie definieren, welche Informationen Sie Ihrer Zielgruppe mittels dieser Veranstaltungsform vermitteln möchten.

• Sind Sie sicher, dass das Thema interessant genug ist und Ihre Gäste das ebenfalls interessiert?
• Würden Sie freiwillig Ihre eigene Veranstaltung besuchen?
• Haben Sie in Ihrem Unternehmen genügend Kapazitäten frei, um einen perfekten Kongress zu organisieren?

Der Erfolg einer solchen Veranstaltung lebt in erster Linie von den Inhalten, die thematisiert werden. Deshalb geht es zu Beginn der Organisationsphase darum, die Inhalte zu bestimmen und vor allem festzulegen, wer diese den Zuschauern vermittelt. Vermeiden Sie es, den Kongress zu einer reinen Produktvorstellung zu nutzen. Engagieren Sie namhafte Sprecher und bemühen Sie sich um Neutralität. Ihre Teilnehmer möchten sich informieren ohne von Werbeaussagen erschlagen zu werden. Bewährt hat sich der Einsatz von Moderatoren, die durch das Programm Ihres Kongresses führen.

Sind die Inhalte geklärt, legen Sie die Gästeliste fest. Dabei ist wiederum zu hinterfragen , ob Ihre Zielgruppe für diese Veranstaltung das Büro verlässt und ob eine weite Anreise erforderlich ist, die ja neben Geld auch jede Menge Zeit kostet. Gehört Ihre Zielgruppe zu Top-Management oder zum mittleren Management? Jedenfalls müssen Sie berücksichtigen, dass Ihr Kongress hohen Nutzen bieten sollte.

Auch auf den richtigen Zeitpunkt kommt es an, denn Ihre Gäste sollten sich weder bereits im Urlaub befinden, noch in den letzen hektischen Weihnachtsvorbereitungen sein. Daher sind Termine in der Haupturlaubszeit oder im Advent eher ungünstig. Wenn Sie mit einer Agentur zusammenarbeiten, wird diese Sie dabei unterstützen den passenden Termin zu finden.

Mit der Planung einer Veranstaltung größeren Ausmaßes beginnt man etwa drei bis sechs Monate vorher. Das stellt sicher, dass bis zum Tage X von der Auswahl des Essens, der Beleuchtung bis hin zur Powerpoint-Präsentation alles organisiert ist. Eine Checkliste mit den Dingen, die zu erledigen sind, hat sich sehr bewährt, um den Überblick zu behalten.

Bei der Auswahl der Location empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass diese angemessen Platz bietet und über die erforderlichen Nebenräume verfügt. Bei den meisten Kongressen gibt es auch etwas zu Essen und das sollte nicht im gleichen Raum serviert werden. Das Catering sollte exklusiv sein. Denn damit drücken Sie die Wertschätzung gegenüber den Teilnehmern aus.

Ein Finanzplan hilft, die Kosten unter Kontrolle zu haben. Schließlich sind von denen auch die Höhe einer Teilnahmegebühr abhängig, wenn Sie die Kosten auf die Teilnehmer übertragen wollen. Und diese Gebühren müssen bereits in den Einladungen stehen. Kalkulieren Sie ein, dass erfahrungsgemäß rund 30 Prozent der angemeldeten Personen nicht kommen werden.

Am Veranstaltungstag selbst sollten...

... Sie einen „Fahrplan“ für diese Veranstaltung haben.
... Sie die Teilnehmer registrieren, um zu wissen, wer da ist und wer nicht
... Ihre Gäste ein ausführliches Veranstaltungsprogramm bekommen ( evtl. schon vorher erhalten haben).
... die Teilnehmer nicht mit Informationen erschlagen werden, sondern auch eine oder mehrere Kaffeepausen stattfinden.
... Sie darauf achten, dass für die Teilnehmer genügend Zeit nach Vorträgen bleibt, um Fragen stellen zu können oder über das Thema zu diskutieren.
... Sie Unterlagen zu den Themen der Veranstaltung für die Teilnehmer bereithalten
... Sie die Telefonnummer des nächsten Taxiunternehmens parat haben.

Ist die Tagung oder der Kongress zu Ende, ist es die Arbeit mit einer solchen Veranstaltung noch lange nicht. Denn wenn Sie nicht nur Ihre eigenen Erfahrungen zurate ziehen wollen und eine solche Veranstaltung erst einmal organisiert haben, sollten Sie mit Hilfe eines Follow-ups klären, wie der Kongress bei den Teilnehmern angekommen ist. Auch die Gründe für die Absagen sollten Sie herausfinden. Denn durch diese Informationen können Sie ersehen, was Sie beim nächsten Mal besser machen können. „Klappern gehört zum Handwerk“ – ein einfacher Satz. Setzt man sich erst einmal mit dem „Klappern“ durch Veranstaltungen aller Art auseinander, merkt man schnell, dass es nicht so einfach ist, wie es sich zunächst anhört. Wir sind gerne für Sie da, um Sie dabei zu unterstützen.