Die Besuchererfassung belegt Ihren Messe-Erfolg und erleichtert die Nachlese

Um eine effektive Nacharbeit und konkrete Aussagen Ihres Messeerfolgs machen zu können, ist die Erfassung der Besucherkontakte notwendig. Unser Tipp: Vorbereitete Formulare reduzieren den Aufwand hierfür und ermöglichen ein schnelles Ausfüllen. Am besten definieren Sie vor der Messe, welche Gespräche protokolliert werden sollten. Kurze Detailauskünfte, die nicht mit der Angabe der Anschrift enden, können Sie mit Strichlisten nach Produkten oder Themengruppen erfassen. Auch diese Kurzberatungen können interessante Aufschlüsse über die Akzeptanz Ihrer Exponate geben.

Die Messenachbearbeitung ist häufig das Stiefkind der Messekonzeption; wertvolle Kontakte werden zu spät oder gar nicht verfolgt. Viel zu wenig wird dem Umstand Rechnung getragen, dass eine Messebeteiligung nur der Anfang eines intensiven Geschäftskontaktes sein kann. Denn in vielen Branchen muss der Interessent öfter angesprochen werden, ehe ein Abschluss zustande kommt. Die zielorientierte Messenachbearbeitung unterstützt die Erreichung Ihrer Messeziele. Es muss von vornherein festgelegt werden, mit welchen Maßnahmen innerhalb welcher Zeit und durch wen (Vertrieb, Außendienst, Vertretungen) die anschließende Vertiefung der Messekontakte erfolgt. Die Grundlage der Nachfaßaktionen sowie der Erfolgskontrolle ist die systematische Auswertung der erfassten Messekontakte.

Diese erlaubt exakte Aussagen, etwa über die Anzahl der Gesprächspartner, über die Verkaufsbereiche und/ oder die Nachfrage der Produkte sowie über die Rangfolge des Produktinteresses. Dabei ist von den Unternehmenszielen auszugehen. Über den Einsatz des Marketing-Mix sollten bereits im Vorfeld konkrete Ziele für Ihren Messeauftritt formuliert sein. Eine Erfolgskontrolle überprüft auf diese Weise, ob diese Ziele erreicht worden sind.

Das Ergebnis kann eine größere Anstrengung bei der nächsten Beteiligung oder eine Veränderung der Unternehmens- bzw. Messeziele zur Folge haben. Vereinfachen kann man sich die Besuchererfassung, wenn man diese elektronisch einrichtet, und so jeden Messebesucher erfasst, der Ihren Messestand besucht. Die Vergleichszahlen vorangegangener oder ähnlicher Veranstaltungen zeigen Trends auf und können auch Einfluss auf Ihre Entscheidung haben, ob sich Ihr Unternehmen beim nächsten Mal auf dieser Messe präsentieren will. Die Nachfassaktionen sollten die unterschiedlichen Zielgruppen berücksichtigen, die Ihren Messestand besuchten, und auch die eingeladenen Kreise erfassen, die nicht gekommen sind:

• Kunden
• Interessenten
• Journalisten

Runden Sie die Nachbearbeitung Ihres Messeauftritts ab, indem Sie die Interessenten- und Kundenanfragen zügig beantworten. Denn Zuverlässigkeit, Schnelligkeit, Art und Stil der Erledigung der Messeanfrage ermöglichen dem Interessenten Einblicke in die Gepflogenheiten des potenziellen Lieferanten (Ausstellers). Bereits nach einem ersten Kontakt demonstrieren Sie die Qualifikation und Leistungsbereitschaft Ihres gesamten Unternehmens.

• Danken Sie für den Besuch
• Versenden Sie die versprochenen Unterlagen und Angebote
• Gehen Sie gezielt auf die aus dem Erfassungsbogen ersichtlichen Gesprächsschwerpunkte ein
• Treffen Sie weitere Terminabsprachen

Informieren Sie Kunden und Interessenten, die nicht erschienen sind, über das Ausstellungsprogramm, Neuheiten und Weiterentwicklungen und suchen Sie anschließend telefonisch oder schriftlich den Kontakt.